RFPer som utviklingsverktøy

RFPer skal definere behov og målestokker fremover. Farlig ofte dokumenterer de i stedet fortidens tabber. Tid for regimeskifte ...

Temaet dukket opp  i en diskusjon med toppledere fra leverandørsiden i bransjen forleden. RFPer, historie og hvordan de kan og bør stimulere oppdragsgivers utvikling og utfordre leverandører til å vise kompetanse og kreativitet. Enkelte mente at "RFPene er like hemmende i dag som for 3 og 10 år siden", andre at det var blitt bedre, hvilket ledet til følgende konsensus: Det er fortsatt for langt mellom de 'foroverlente prosjektene'. Hva skal til for å få fart i sakene? Her var meldingen tydelig: En holdningsendring. Hele sektoren må se på utvikling og nybygging som overlevelse, ikke som forstyrrelser.

RFPer er én av mange 'komponenter' i segmentet og én med lange tradisjoner – på godt og vondt. Anbudsinnbydelser er alvor. Jo større virksomhet og prosjekt, desto mer alvorlig. Rådgivende selskaper har maler og regimer for prosessen, utviklet gjennom mange (ti)år og tallrike prosjekter. Erfaring sikrer kvalitet, grundighet og forutsigbarhet.

Det høres trygt og solid ut, men er – som innledningen ovenfor indikerer – ofte det motsatte. Maler og rutiner (og ofte holdninger) fra teknologisk steinalder (7+ år) er i utakt med en virkelighet der ingen kan spå 3 år frem i tiden. De egentlige målene drukner ofte i behovet for å sikre seg forlengs og baklengs mot uenighet og konflikter. Dermed har RFPene lett for å bli rigide, detaljerte produkt- og tjenestespesifikasjoner, i stedet for fleksible definisjoner av krav, behov, prosess og ansvar.

Innstillingen i lederforumet ovenfor snudde momentant - fra kritisk til kreativt - da de fikk den motsatte utfordringen: Hvordan vil dere ha det, hvordan ser ideelle RFPer ut? Helt uavhengig av RFPer, men rettet mot spesielt store IT-kunde/konsulent-miljøer generelt, ønsker leverandørsiden seg først og fremst en realitetskorrigering. "IT-miljøer som tror de kan alt, feiler alltid" oppsummerer effektivt denne delen av diskusjonen. Utviklingshastigheten garanterer at ingen 'kan alt', er best i alt, ser alle mulighetene eller har den fulle oversikten. Alle trenger partnere, de fleste trenger flere. I mange settinger er bestillerkompetanse vel så viktig som teknisk kompetanse.

Akkurat det må reflekteres også i RFPer, som bør tilrettelegge for/invitere til dynamisk samarbeid mer enn leveranser med detaljerte kontrollpunkter.

Den videre diskusjonen i forumet hadde stoff til en hel rapport, og vi skal nøye oss med noen hovedpunkter, mer enn nok til å sette retningen for et oppdatert RFP-regime – som vi gjerne kan kalle RFP2020, og som utvalgte miljøer allerede er på god vei til:

• Lavere detaljeringsgrad: Fokus på ‘bildet, ikke pikslene’ er en aksept av at ingen kjenner detaljene i behov og muligheter 2+ år frem i tid.
• Færre målestokker: IT-markedets (og mange andre markeders) higen etter målestokker og 'eksakthet' gikk ut på dato før årtusenskiftet. Dynamikk og tilpasningsdyktighet, som er blant de viktigste premissene for vellykkede leveranser, måles vanskelig i tall. SLAer, oppetider og rundetider kan være relevante,  men å tilrettelegge for problemløsende samarbeid er viktigere. Det er tankevekkende, kanskje ironisk, at felles vokabular sparer mer tid og trøbbel enn all verdens verktøy. Misforståelser er alle prosjekters nemesis.
• Større fleksibilitet følger av punktene ovenfor, men gjentas nærmest til kjedsommelighet av seriøse leverandører: Korte delprosjekter, hyppige leveranser, like hyppige justeringer og aksept av 'prøv og kast' underveis. Veien blir alltid til mens vi går.
• Husk exit-strategien: Slett ikke det første en leverandør vil promotere, men få argumenterer mot viktigheten av å forberede 'endelig levetid' fremfor å late som vi fortsatt 'designer for evigheten'. De virkelig 'proffe' aksepterer at skilsmisser forekommer, og bygger situasjonen inn i avtalene. [Se Hvor er exit-strategien?]

Klassiske, langsiktige kunde/leverandør-giftemål hører historien til. Løsere forbindelser – gjerne med overlappende leverandører – der kvalifiseringen skjer kontinuerlig, skaper incentiv til å være i forkant, overgå forventninger – ikke bare hver gang en fornyelse eller utvidelse nærmer seg, men hver dag.

Digital virkelighet, digital hastighet, digital dynamikk. Med RFPer som utviklingsverktøy.