Gevinstrealisering: Dekkoperasjon for dårlig planlegging?

Gevinst er motivasjon for prosjekter flest. I IT-bransjen blir gevinst ofte gjenstand for leteaksjoner etter at prosjekter er ferdige – dekknavn ‘gevinstrealisering’.

“Nå har vi gjennomført prosjekt X, Y og snart fullført Z. Nå skal vi i gang med gevinstrealisering.” En syntese av minst et dusin kommentarer vi har overhørt det siste året. Og en innstilling som aldri slutter å forundre.

I vår bok er gevinst i en eller annen form en forutsetning for prosjekter flest, ikke noe vi må lete etter i etterkant. Hvis den ble borte underveis, burde den vært savnet og brakt til rette igjen umiddelbart, ikke gjennom en leteaksjon på overtid. På toppen av det hele blir slike gevinstrealiserings-aktiviteter praktisk talt alltid pengefokuserte. Vel og bra hvis penger og besparelser i kroner og øre var målet. De fleste prosjekter har imidlertid flere mål – forbedringer, enklere vedlikehold, nye tjenester, konsolidering, integrasjon, optimalisering og mye mer. Like fullt startes gevinstrealiserings-aktivitetene med kroner og øre som målestokk.

Konsekvensen er sjelden positiv. Feilfokuseringen blokkerer for reell gevinstrealisering: Å utnytte mulighetene av forandring, forbedring, forenkling, fornyelse, omlegging. Inklusive muligheter som dukker opp underveis.

Gevinstrealisering som idé startet sitt liv som element i prosjektplanleggingen, en naturlig del av IT-prosjekter. Der plasseres den også i litteraturen som finnes om begrepet. Årsaken til at den ‘glemmes underveis’ er først og fremst hastverk og ansvarspulverisering: Prosjektledelsen fokuserer på konkrete mål – funksjonalitet, tid og budsjett. Holdningen synes å være at “gevinstrealisering kan utsettes, vi tar det til slutt, det er jo implisitt”.

All erfaring peker i motsatt retning – og logikken er åpenbar: Forventet gevinst – uansett målestokk – spesifiseres i forkant, er en del av målet og følges løpende. Det gir et naturlig forhold til justeringer underveis. Hvis prosjektet gir for liten gevinst, droppes idéen før den realiseres. Settes prosjektet ut i livet, er gevinst-forventningen implisitt. Ikke-planlagte tilleggsgevinster tas som nettopp det – gevinst.

Derfor det et sykdomstegn at gevinstrealiseringen så ofte kommer i etterkant. Det minner om en dårlig unnskyldning for å få en pause – “vi er opptatt med gevinstrealisering, det får vente”. Eller for å starte en redningsaksjon som kan rette opp feil og unnlatelser gjort underveis – “gevinsten kommer snart, vi jobber med saken”.

Vår overordnede oppskrift er:

• Definér forventninger og målestokk for gevinst først, ikke til slutt.
• Følg opp forventningene kontinuerlig.
• Se på muligheter som gevinst – også ikke-planlagte muligheter.
• Forvent mer enn planlagt, ikke mindre.
• Bruk mulighetene, ikke bortforklar dem!

De fleste prosjekter av noe størrelse vil skape muligheter som ikke var påtenkt. En ensidig pengeorientert gevinstfokusering i etterkant, reduserer sjansen for å utnytte disse mulighetene. De blir i stedet betraktet som forstyrrelser. Det kaller vi gevinstdestruksjon.