Klart vi bruker prosjektstyrings-verktøy…

“I alle fall for store prosjekter. For mindre prosjekter tar vi det litt mer pø-om-pø.” Pragmatisme – verken mer eller mindre. Vi rigger ikke opp stillas rundt hele huset for å male et vindu eller to. Det får klare seg med stige og spann. Men hvor går grensen mellom pragmatisme og uansvarlighet?

At pragmatisme er nødvendig hersker det ingen uenighet om.Prosjektstyrings-verktøy som Microsoft Project, TurboProject eller BaseCamp – eller Open Source alternativer som dotProject, Tutos ogTrac, er uunnværlige. Og enkelte av demfungerer like bra for små prosjekter som for store.* Like fullt: For småprosjekter har vi lett for å tenke at styringsverktøy er til mer bryenn til nytte. Vi vil ha resultater, ikke administrasjon. Og vi mener åkjenne både gruppen og oppgaven godt nok til at et spesialverktøy bliroverkill.

Resonnementet er på den ene siden udiskutabelt. Vi harerfaringen, kunnskapen og ressursene, så la oss komme i gang. De store verktøyene kan vente på de store prosjektene. På denandre siden er ingen prosjekter så små at de kan gjennomføres uten atdeltagerne snakker sammen og kommuniserer med hverandre, og utenplaner, logger og fremdriftsrapporter. Derfor – selv om vi velger bortde ‘proffe’ verktøyene under påskudd av at de under omstendigheteneblir hemmende i stedet for hjelpende, trenger vi noe. Og dette ‘noe’blir som regel en kombinasjon av en tekstbehandler og epost, supplert med enkelte presentasjoner og regneark.

Titusenvis av prosjekter er til enhvertid i gang under et slikt regime. Det skal imidlertid lite fantasi og erfaring til for å innse at ad hoc verktøy – til tross for at de åpenbart fungerer – er liteoptimale. Epost er vel og bra, men arkivering og oversikt blir overlatttil hver enkelt, én melding blir gjerne til 10 eller 100 avhengig avantall deltagere, og selv der det finnes et sentralt arkiv avkommunikasjon og dokumenter, er det de personlige epost-kassene som benyttes. Akseptabelt, men like fullt lite effektivt og ikke minst risikabelt.

Men hva omdet finnes bedre alternativer – som bevarer enkelheten ogfleksibiliteten, og samtidig fjerner eller reduserer de negative sidene?Svaret er en Wiki – som viser seg å være et perfekt prosjektstyringsverktøy for småprosjekter. Tilrettelagt for diskusjoner, deling av informasjon,sporbarhet og med enkle, effektive aksesskontroll-mekanismer kan enWiki effektivisere prosjektstyring og fremdrift, og samtidigredusere belastningen på epost-system og lagringssystemer. Dessutenkrever en Wiki praktisk talt ingen opplæringstid fordi brukerne kjennermekanismene fra før, produktene er enkle og effektive, og ikke minst: De finnes i et enormt antall på nettet– kommersielle og Open Source. Sjansen er stor for at organisasjonen har én eller flere varianter installert allerede.**

Situasjonen og argumentene er analoge med vårdiskusjon om Wikier som saksbehandlingsverktøy (se Fra Wiki til saksbehandling), og brukeneksploderer av samme årsak. Mange brukere er allerede kjent meden del av mekanismene fra sosiale applikasjoner, webmail og blogger påfritiden, hvilket bidrar til både positiv innstilling og lav brukerterskel. For driftspersonell representerer installasjon og drift av en Wiki en marginal utfordring som i de fleste tilfeller vil være velkommen, fordi den representerer belastningen på andre elementer i infrastrukturen. Og for prosjektledere sørger en Wiki for mindre arbeid, høyere effektivitet og redusert sjanse for feil og misforståelser. Et bedre eksempel på en vinn-vinn situasjon er det vanskelig å forestille seg.

---

* Vihar spesielt sans for BaseCamp, som ikke bare er web-basert, men etglimrende eksempel på Web2-plattformen i praksis – se analysen Veien til Web2, del 3: Den virtuelle plattformen.

** Se også Produktfokus: TWIKI og Nytt liv i kjedelige regneark.