Sikker vei til død epost

Det slår aldri feil. Treg epost er drepende irriterende. Og tilsynelatende uunngåelig. Her er årsaken.

Brukerne! Selvfølgelig. Så kan vi sette et passende adjektiv foran: Dumme, slappe, sløve, uorganiserte, udisiplinerte eller et annet u-ord. Muligens inklusive u-opplærte.

Problemet er ikke hva brukerne gjør, men hva de ikke gjør. De sletter ikke, organiserer ikke etc. Hvilket bringer oss til den tekniske årsaken til drepende treg epost: Gigantiske innbokser. I motsetning til arkivpostkasser – som gjerne kan være gigantiske – brukes innboksen kontinuerlig. Og dreper systemet. Alle lider, mens IT leter febrilsk etter årsaken – og skylder på Exchange.

Med en viss rett. Exchange har alltid vært ekstremt ressurskrevende i forhold til oppgavene. Og har likevel blitt en gigantsuksess. ‘Godt nok’ med andre ord. Men når flere innbokser teller 100.000+ meldinger, de fleste med vedlegg, røyner det på selv for Kerio, et Exhcange-alternativ kjent for (blant annet) høy effektivitet.

Er det mulig? 100.000+ meldinger i innboksen? Vi trodde 4.000 – som vi motvillig innrømmer å ha fra tid til annen – var ille. Ikke vanlig, til det er konsekvensene for store. Men en hyppig grunn til både frustrasjon og overinvesteringer i hardware og lisenser som egentlig er overflødige.Hva gjør vi? “Stram inn” er det korte svaret. For det er ikke bare brukerens feil. Noen – dvs. IT – har latt være å sette eller håndheve regler som sikrer optimal drift. Maks størrelse eller maks antall meldinger kan og bør håndheves.

Uansett hva media og eksperter hevder om sosiale medier, lynmeldinger og generasjon Z, er det epost som holder verden i gang. Privat sektor, offentlig sektor, konsumenter. Og vårt – ITs – ansvar er å se til at det fungerer – teknisk og økonomisk. Å flytte eposten til skyen er bra, snart nødvendig, men eliminerer ikke behovet for regler og rammer. Tvert imot: En slik flytting forutsetter regler som er forståelige og blir håndhevet. Like godt å ta det med det samme.

---

Se også…

• Goodbye email? No Way!